नगदमा आधारित (Cash Basis) र प्रोदभावी (Accrual Basis) र खाताहरु

 

नगदमा आधारित (Cash Basis) र प्रोदभावी (Accrual Basis)

लेखाविधिमा कारोबारहरूलाई कहिले र कुन समयमा प्रविष्टि (Entry) गर्ने भन्ने आधारमा दुईवटा मुख्य शाखाहरू छन्: नगदमा आधारित (Cash Basis) र प्रोदभावी (Accrual Basis)।

१. नगदमा आधारित लेखाप्रणाली (Cash Basis of Accounting)

यस प्रणालीमा जब वास्तविक रूपमा नगद प्राप्त हुन्छ वा नगद भुक्तानी गरिन्छ, तब मात्र कारोबारको अभिलेख राखिन्छ।

• आम्दानी: जब पैसा हातमा पर्छ, तब मात्र आम्दानी मानिन्छ।
• खर्च: जब पैसा गोजीबाट बाहिर जान्छ, तब मात्र खर्च मानिन्छ।
• बाँकी (Outstanding/Prepaid): यसमा उधारो वा तिर्न बाँकी हिसाबको कुनै स्थान हुँदैन।
• उपयोगिता: साना पसलहरू, पेशागत व्यक्तिहरू (डाक्टर, वकील) र साना संस्थाहरूले यो प्रयोग गर्छन्।

२. प्रोदभावी लेखाप्रणाली (Accrual Basis of Accounting)

यस प्रणालीमा कारोबार हुने बित्तिकै (चाहे नगद प्राप्त होस् वा नहोस्) त्यसको अभिलेख राखिन्छ। यसलाई 'बक्यौता आधार' पनि भनिन्छ।

• आम्दानी: सामान बिक्री गर्ने बित्तिकै वा सेवा दिने बित्तिकै आम्दानी मानिन्छ (पैसा पछि आउने भए पनि)।
• खर्च: खर्च सिर्जना हुने बित्तिकै (उदाहरण: महिना मरेपछि तिर्नुपर्ने तलब) त्यसलाई खर्चको रूपमा लेखिन्छ।
• वास्तविक चित्रण: यसले सम्बन्धित आर्थिक वर्षको वास्तविक नाफा-नोक्सान देखाउँछ।
• उपयोगिता: ठूला कम्पनी, व्यावसायिक प्रतिष्ठान र आधुनिक लेखा प्रणालीमा यसैको प्रयोग अनिवार्य हुन्छ।

 Comparison Table

विशेषता	नगद आधार (Cash Basis)	प्रोदभावी आधार (Accrual Basis)
कारोबारको रेकर्ड	नगद हात पर्दा वा दिँदा मात्र।	कारोबार हुनासाथ (उधारो भए पनि)।
प्रकृत	सरल र खर्चिलो हुँदैन।	जटिल र वैज्ञानिक हुन्छ।
मिलान सिद्धान्त (Matching)	यसले मिलान सिद्धान्त पालना गर्दैन।	यसले आम्दानी र खर्चको मिलान गर्छ।
बाँकी हिसाब	तिर्न बाँकी वा अग्रिम हिसाब राखिँदैन।	तिर्न बाँकी (Outstanding) र अग्रिम (Prepaid) हिसाब राखिन्छ।
कानुनी मान्यता	कम्पनी ऐनहरूले यसलाई कम मान्यता दिन्छन्।	यो कानुनी रूपमा मान्य र अनिवार्य छ।
वित्तीय अवस्था	वास्तविक नाफा-नोक्सान थाहा हुँदैन।	संस्थाको वास्तविक वित्तीय अवस्था देखिन्छ।

 

नेपाल सार्वजनिक क्षेत्र लेखा मान (NPSAS) ले सरकारी लेखा प्रणालीलाई अन्तर्राष्ट्रिय स्तरको बनाउन नगदमा आधारित (Cash Basis) बाट प्रोदभावी (Accrual Basis) मा लैजाने स्पष्ट मार्गचित्र र व्यवस्था गरेको छ। यसका लागि निम्न बमोजिमका व्यवस्थाहरू गरिएका छन्:

१. 'गेटवे' को रूपमा NPSAS (Gateway Approach)

NPSAS लाई प्रोदभावी लेखा प्रणालीमा जाने पहिलो खुड्किलो वा 'गेटवे' को रूपमा लिइएको छ। सुरुमा "NPSAS-Cash Basis" लागू गर्ने र विस्तारै थप विवरणहरू खुलाउँदै जाँदा प्रोदभावीमा परिणत हुने रणनीति बनाइएको छ।

२. थप खुलासाको व्यवस्था (Additional Disclosures)

NPSAS को Part 2 मा प्रोदभावी सूचनाहरू ऐच्छिक रूपमा खुलासा गर्ने (Disclosures) व्यवस्था गरिएको छ। पूर्ण रूपमा प्रोदभावीमा नगए पनि, निम्न कुराहरूलाई वित्तीय विवरणको 'नोट्स' मा खुलाउन प्रोत्साहित गरिएको छ:

·   तिर्न बाँकी दायित्व (Accounts Payable/Liabilities): सरकारी निकायले तिर्न बाँकी रहेका रकमहरू।

·       प्राप्त हुन बाँकी आम्दानी (Accounts Receivable): उठाउन बाँकी राजस्व वा अन्य आम्दानी।

·       सम्पत्तिको विवरण (Asset Records): भवन, मेसिनरी र अन्य भौतिक सम्पत्तिहरूको विवरण।

३. चरणवद्ध कार्यान्वयन (Stepwise Implementation)

नगदबाट सिधै प्रोदभावीमा जाँदा प्राविधिक र व्यवस्थापकीय कठिनाइ हुने हुनाले यसलाई चरणवद्ध रूपमा लैजाने व्यवस्था छ:

·       पहिलो चरण: नगदमा आधारित वित्तीय विवरण तयार गर्ने।

·       दोस्रो चरण (Modified Cash): केही खास दायित्व र सम्पत्तिहरूको लेखांकन गर्ने।

·      तेस्रो चरण (Full Accrual): पूर्ण रूपमा IPSAS (International Public Sector Accounting Standards) को मापदण्ड पालना गर्ने।

४. सम्पत्ति र दायित्वको मूल्याङ्कन (Valuation of Assets & Liabilities)

NPSAS ले बिस्तारै सरकारी सम्पत्तिहरूको पहिचान र मूल्याङ्कन गर्नुपर्ने व्यवस्था गरेको छ। महालेखा नियन्त्रक कार्यालय (FCGO) ले 'Asset Management System' मार्फत सरकारी सम्पत्तिको लगत राख्न सुरु गरेको छ, जुन प्रोदभावी प्रणालीको लागि पूर्वशर्त हो।

५. वैदेशिक सहायता र ऋणको पारदर्शीता

NPSAS ले 'Third Party Payments' (वैदेशिक दातृ निकायले सिधै गर्ने भुक्तानी) लाई पनि वित्तीय विवरणमा समावेश गर्नुपर्ने व्यवस्था गरेको छ। यसले नगद प्रवाह मात्र नभई संस्थाको वास्तविक आर्थिक दायित्व र स्रोतको चित्रण गर्छ।

६. वित्तीय विवरणको ढाँचा (Reporting Format)

NPSAS ले तयार पारेको रिपोर्टिङ ढाँचा (Financial Statement Formats) भविष्यमा प्रोदभावी सूचनाहरू सजिलै अटाउन सक्ने गरी लचिलो बनाइएको छ।

संक्षेपमा: NPSAS ले तत्कालै पूर्ण प्रोदभावी (Full Accrual) लागू नगरे पनि, वित्तीय विवरणको Disclosures र Notes मार्फत बिस्तारै प्रोदभावी सूचनाहरू थप्दै जाने र अन्ततः पूर्ण प्रोदभावीमा रूपान्तरण हुने (Migration Path) नीतिगत व्यवस्था गरेको छ।

खाताहरू (Accounts)

लेखाविधिमा खाताहरूलाई मुख्यतः दुई तरिकाले वर्गीकरण गरिन्छ:

क) परम्परागत वर्गीकरण (Traditional Classification):

1. व्यक्तिगत खाता (Personal A/c): व्यक्ति वा संस्थासँग सम्बन्धित (जस्तै: रामको खाता, बैंक खाता)।
2. अव्यक्तिगत खाता (Impersonal A/c):
• वास्तविक खाता (Real A/c): सम्पत्तीसँग सम्बन्धित (जस्तै: नगद, मेसिन, फर्निचर)।
• अवास्तविक खाता (Nominal A/c): खर्च र आम्दानीसँग सम्बन्धित (जस्तै: तलब, भाडा, बिक्री)।

ख) आधुनिक वर्गीकरण (Modern Classification - CLEAR):

• Capital (पुँजी)
• Liabilities (दायित्व)
• Expenses (खर्च)
• Assets (सम्पत्ति)
• Revenue (आम्दानी)

 

सुझाव: नेपालको सरकारी लेखा प्रणाली (Government Accounting) मा पहिले पूर्ण नगदमा आधारित प्रणाली थियो, तर अहिले बिस्तारै Modified Accrual Basis (परिमार्जित प्रोदभावी आधार) तर्फ लैजाने प्रयास भइरहेको छ। परीक्षामा सोधिएमा यो सन्दर्भ जोड्दा उत्तर उत्कृष्ट हुन्छ।